Tapahtuma- ja logistiikkakoordinaattori

HAUS kehittämiskeskus Oy (HAUS) on valtion täysin omistama osakeyhtiö, jonka päätoimialueena on valtionhallinnon koulutus ja kehittäminen. In-house –toimijana HAUS osallistuu aktiivisesti valtionhallinnon kehittämishankkeisiin. HAUSin toimintaan kuuluu myös laaja kansainvälinen liiketoiminta, joka koostuu erityisesti Euroopan unionin rahoittamista Twinning-hankkeista ja ulkoministeriön kumppanuushankkeista.

Haemme palvelukseemme tapahtuma- ja logistiikkakoordinaattoria – ulkoministeriön Afganistan apukonferenssin sihteeristöön.

Afganistanin vakauttaminen on kansainvälisen yhteisön ensisijainen tavoite. Tätä tavoitetta tukeakseen Suomi järjestää yhteistyössä Afganistanin ja YK:n kanssa vuoden 2020 ministeritason Afganistan-apukonferenssin Genevessä, jossa sitoutetaan kansainvälinen yhteisö ja Afganistanin hallitus yhteisiin tavoitteisiin kehitysyhteistyön koordinoimiseksi Afganistanissa vuosien 2021–2024 aikana. Konferenssi järjestetään säännöllisesti neljän vuoden välein.

Konferenssin alustavaksi ajankohdaksi on kaavailtu marraskuuta 2020. Konferenssiin odotetaan noin 400–500:aa osallistujaa. Ministeriöön rekrytoidaan konferenssijärjestelyistä vastaava tiimi. Kokousten teknisiä järjestelyitä hoitamaan palkataan tekninen tiimi ja Kabuliin kehitysyhteistyöasiakirjojen valmisteluista vastaavia virkamiehiä.

Konferenssin järjestäminen on erittäin merkittävä profiloitumisen paikka Suomelle. Konferenssiin liittyy toisaalta paljon työtä, ja erittäin paljon poliittisia epävarmuustekijöitä.

Toimenkuva:

Koordinaattorin toimenkuvaan kuuluu vastuu Afganistan-apukonferenssin logistisesta koordinaatiosta yhteistyössä ulkoministeriön osastojen, konferenssitiimin, YK:n ja Afganistanin hallituksen kanssa toimipaikkana ulkoministeriö Helsingissä. Tehtävä on erittäin mielenkiintoinen ja tarjoaa kosketuspinnan laajaan joukkoon kansainvälisiä toimijoita. Valmistautuminen edellyttää niin ulkoista kuin sisäistä, oikea-aikaista logistiikka- ja tapahtumakoordinointia niin Suomessa kuin kansainvälisesti. Konferenssitiimi suunnittelee konferenssin ohjelman, sivutapahtumat ja järjestelyt sekä viestinnän kokonaisuutena, yhteistyössä ulkoministeriön osastojen ja johdon kanssa. Varsinainen kokous järjestetään Genevessä YK:n tiloissa eli työ edellyttää erityistä yhteistyötä YK-järjestelmän kanssa.

Tapahtuma- ja logistiikkakoordinaattori raportoi konferenssitiimin johtavalle asiantuntijalle ja toimii läheisessä yhteistyössä ministeriön Afganistan-tiimin kanssa ja viestintäosaston kanssa.

Hakijalta odotetaan rautaista kokemusta kansainvälisten tapahtumien järjestelyistä ja tapahtumatuotannosta.

Edellytämme Sinulta tehtävään soveltuvaa koulutusta, kokemusta vastaavan kaltaisista tehtävistä, aktiivista ja myönteistä työotetta, monikulttuurisia vuorovaikutustaitoja, halua oppia uutta ja innostusta. Sinulla on hyvä ja sujuva suomen ja englannin kielen taito, vähintään auttava ranskankielen taito ja organisointikykyä. Hallinnolliset tehtävät hoidat täsmällisesti, eikä käytännön yksityiskohtien hoitaminen ole sinulle vierasta, vaan mielekäs osa työtä. Sinulla tulee olla vahvat näytöt neuvottelutaidoista ja ongelmanratkaisukyvyistä. Tehtävä edellyttää erityisen paljon matkustamista.

Tehtävän kiinteä palkka on 6 000 euroa kuukaudessa.

Tehtävän kesto: aloitus mahdollisimman pian sopimuksen mukaan ja kesto arviolta vuoden 2020 loppuun asti.

Lähetä vapaamuotoinen hakemus ja CV viimeistään 27.3.2020 klo 16.00 mennessä sähköpostitse osoitteeseen: heidi.lempinen@haus.fi, johtaja, HAUS International.

Lisätiedot: Titta Maja, Eteläisen Aasian yksikön päällikkö, titta.maja@formin.fi